Vergaderen op kantoor kan natuurlijk altijd wanneer je met niet al te veel mensen aanwezig bent tijdens deze vergadering. Toch is een verandering van een vergaderingsplek een aanrader. Het geeft inspiratie en er kunnen activiteiten aan de vergadering worden gekoppeld. Teambuilding-activiteiten zorgen bijvoorbeeld voor een hechte sfeer en geven een andere kijk op zaken en mensen. Ook het aantal personen wat gaat deelnemen aan een congres is van belang. Grote bedrijven die door het gehele land zitten, hebben baat bij een centraal liggende locatie om hun vergadering te beleggen. Moet er binnenkort worden gekozen voor een centraal liggende congreslocatie dan zijn een aantal tips om de juiste keus te maken belangrijk.
TIPS VOOR HET KIEZEN VAN DE JUISTE CONGRESLOCATIE
Centrale ligging
Zoals eerder besproken is een congreslocatie in het midden van het land een prima keus. Er moet op gelet worden dat deze locatie goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. Dat wil niet zeggen dat de locatie midden in een stad gesetteld moet zijn maar wel dicht bij een treinstation. Ook dicht bij een belangrijke snelweg (bijvoorbeeld de A28) die een centrale ligging kent is verstandig.
Faciliteiten
Een congreslocatie moet voorzien zijn van een aantal faciliteiten, zoals het gebruik van internet, licht en eventueel een geluidsinstallatie. Ook zal er moeten worden gezorgd voor een kopje thee en koffie. Wanneer de gehele dag wordt vergadert is het prettig om op de locatie de lunch te gebruiken.
Verder is van belang:
- Is er voldoende ventilatie aanwezig?
- Hoe is de indeling van de ruimte, kan deze naar eigen inzicht worden aangepast?
- Moet er ver worden gelopen naar een toilet of is deze dichtbij de vergaderruimte te vinden?
- Is er eventueel een projectiescherm aanwezig?
Allemaal vragen die ruim van tevoren moeten kunnen worden beantwoord.
LANGE DAGEN EEN CONGRES BIJWONEN
Als een congreslocatie een beetje centraal gelegen is, is vaak ook op korte afstand een hotel te vinden. Ook is het belangrijk om tussendoor even de benen te kunnen strekken om elders even wat te kunnen eten of drinken. Tegenwoordig zijn er congreslocaties waar een ruimte met fitnessapparatuur te vinden is. Vooral wanneer een congres langer dan een dag duurt is dit prettig om in de buurt te hebben.
Een congreslocatie zal altijd bepaalde regels hanteren. Zorg dat je op de hoogte bent van de regels die betrekking hebben op annuleren en wijzigingen over het aantal mensen dat aan een congres deelneemt.
Er zijn vergaderlocaties waar nog binnen 24 uur geannuleerd kan worden. Dit is echter niet overal het geval. Bekijk dus of de congreslocatie flexibel is. Wanneer de afspraak is gemaakt om gebruik te maken van een bepaalde locatie en de prijs en onkosten zijn besproken, dan is het verstandig om deze bevestigd te krijgen via een email. Zorg dat je alles goed hebt voorbereid en zaken niet over het hoofd ziet.