2021 was met uitstek een jaar dat gedomineerd werd door technologie. We werkten allemaal voor het overgrote deel vanuit huis en digitaal werken groeide in recordtijd uit tot norm. Er werd intensief gebruik gemaakt van digitale hulpmiddelen. Dit leidde automatisch ook tot een enorme groei van de hoeveelheid informatie die online beschikbaar kwam. De verwachting is dat het jaar 2022 min of meer dezelfde trend gaat laten zien. Online werken. Digitaal communiceren. Dit is op zich geen probleem, als je als bedrijf maar goed bent voorbereid. Hier speelt goed document management (met bijbehorende strategie) een cruciale rol in.
Waarom een DMS strategie nog crucialer wordt in 2022
De hoeveelheid digitale informatie binnen bedrijven groeide al zeer hard. Door de pandemie is dit alleen nog maar toegenomen. Om ook vanuit huis goed te blijven werken vanuit al deze documenten, is het cruciaal om het documentbeheer goed op orde te brengen. Dit is waar een goed document management system zorg voor draagt. Een goede DMS strategie zorgt er onder meer voor dat je documenten makkelijk terugvindt, je makkelijk tegelijk in een document kunt werken en dat de documenten goed beschermd zijn.
Waar draagt een goede DMS strategie aan bij?
Een goede DMS strategie draagt bij aan het halen van diverse doelstellingen binnen een bedrijf. Met een goed systeem kun je bijvoorbeeld resultaten verhogen op basis van goede strategische beslissingen. Ook verminder je de kans dat je gehackt wordt of dat je gegevens op straat komen te liggen aanzienlijk. Een goed DMS systeem zorgt er daarnaast voor dat je documenten volgens de de laatste wet- en regelgeving worden beheerd. Goed gebruik van een document management system zorgt er ook voor dat je efficiënter kunt werken, wat uiteindelijk weer kostenreductie tot gevolg heeft. Kortom: een goede DMS strategie is eigenlijk noodzakelijk geworden.
Goed systeem en goede strategie gaan hand in hand
Hoe goed een DMS ook is en hoe goed uitgedacht een strategie ook kan zijn, het een kan niet zonder de ander. Uiteindelijk moet een DMS strategie bepalen hoe een document management systeem ook daadwerkelijk wordt ingezet. Het is dus belangrijk om binnen je bedrijf te bepalen hoe informatie verzameld, verwerkt en verdeeld wordt. Andere vragen waarover moet worden nagedacht zijn bijvoorbeeld: wie heeft toegang tot welke digitale informatie en wie is er verantwoordelijk voor welke informatie? Allemaal belangrijke, maar ook leuke dingen om over na te denken met het oog op 2022!