Vooral als ZZP’er en freelancer is het nogal vervelend als opdrachtgevers niet op tijd betalen. Bedrijven hebben namelijk vaak een administratieafdeling om dit soort situaties af te handelen. Voor jou gaat er nu extra tijd in zitten om je geld alsnog te ontvangen. En tijd is geld, want de tijd die je moet steken in het achterna zitten van wanbetalers, kan je niet steken in andere opdrachten. Bovendien is er nog de ergernis die het met zich meebrengt. Je hebt opdrachtgevers die smoezen verzinnen, maar ook die helemaal niet reageren. Heel erg frustrerend. Wat kan je in die gevallen doen?
Contact bij geen betaling
Misschien wordt de telefoon maar niet opgenomen en niet gereageerd op e-mails. Of je krijgt wel iemand te spreken, maar te horen dat de betreffende persoon niet aanwezig is. In het eerste geval stuur je een herinnering, waarbij je in de begeleidende e-mail of brief meldt welke stappen je hebt ondernomen om contact met hem/haar/het bedrijf te krijgen, maar dat dit helaas niet is gelukt. In het tweede geval vraag je of er iemand anders aanwezig is die je kan spreken. Bijvoorbeeld de leidinggevende van de persoon die je moet spreken. Dat er een factuur niet betaald is, is een probleem. Dat moet opgelost worden. Dat moet reden genoeg voor hen zijn zich tegemoetkomend naar je op te stellen. Als ze zeggen te weigeren te betalen omdat ze een klacht hebben, geef je aan dat het je bevreemdt dat nu ineens te horen. De producten zijn immers niet teruggestuurd, er is na ontvangst geen compensatie gevraagd en/of er is niet eerder gemeld dat ze ontevreden waren met je dienst of product. Zeg vervolgens dat je daarom van mening bent dat de getekende overeenkomst gewoon nagekomen moet worden. Geef aan dat je de verstandhouding graag goed wil houden en daarom erop gericht bent er samen uit te komen, voordat je een incassobureau moet inschakelen wat hen alleen maar nog meer geld gaat kosten. Als ze aangeven op dit moment niet te kunnen betalen, maar een later moment wel, accepteer dat dan alleen als ze een concrete datum kunnen opgeven wanneer de betaling wel binnen zal zijn. Wees ook coulant in de optie om in termijnen te betalen. Liever dat je het geld alsnog ontvangt maar dan later, in plaats van helemaal niet en dat het jou nog meer moeite en tijd gaat kosten voordat je het wel krijgt.
Betaling blijft uit
Mochten jullie er samen niet uitkomen en blijft de betaling ook na de eerste herinnering uit, stuur dan een tweede herinnering. Geef daarbij wel aan dat dit de laatste herinnering is die je stuurt en dat je erop vertrouwt dat hij/zij/het bedrijf jullie overeenkomst nog op tijd zal nakomen. Maar als er ook na de betalingstermijn van de tweede herinnering niet betaald wordt, ga je een incassobureau inschakelen. Waarschuw dat er dan kosten bovenop het oorspronkelijke factuurbedrag zullen komen. Het incassobureau zal eerst een minnelijk traject starten. Daarbij wordt getracht het geld te incasseren, zonder tussenkomst van een rechter. Mocht dit niet werken, kunnen ze overgaan tot een gerechtelijke procedure. In de tussentijd kan jij je weer volledig concentreren op je echte werk!